Integritetspolicy för Gruppschema

1. Inledning

Den här policyn beskriver vilka personuppgifter Gruppschema behandlar, varför och hur länge. Uppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och kompletterande svensk lag.

2. Vem som är ansvarig

Uppgifter om elever och personal som en organisation lägger in i Gruppschema ansvarar organisationen för, till exempel skolan. Organisationen är personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamål och rättslig grund. Björn Andersson (enskild firma) är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Användarkonton, säkerhetsloggar och användningsstatistik ansvarar Björn Andersson för. Kontakt: [email protected].

3. Vilka uppgifter som behandlas

Elever

• För- och efternamn, som lagras krypterade.
• Födelsedatum, för att se om eleven är myndig.
• Klass, mentor, schema och ämnesval.
• Studieplan: tidigare resultat och planeringsstatus per ämne.
• Närvaro per lektionspass, med eventuell kort anteckning och en logg över ändringar.
• Inställningar för en delad elevlänk: lösenord, giltighetstid och antal visningar.
• Veckohistorik: en krypterad ögonblicksbild av gruppens scheman vecka för vecka, så att tidigare veckor kan visas och skrivas ut. Den innehåller elevens namn som förnamn och initial.

Personal

• Namn, initialer och e-postadress.
• Bemanning: vilka pass och ämnen personen undervisar i.

Användare

• Namn, initialer, e-postadress och en teknisk identifierare från boma.nu-kontot. Gruppschema tar aldrig emot ditt lösenord.
• Medlemskap, roll och åtkomststatus i organisationer, samt eventuella ansökningar om att starta en organisation.
• Ändringsloggar som visar vem som har ändrat scheman och närvaro.

Tekniska uppgifter

• Användningsstatistik: vilka funktioner som används, kopplat till användare och organisation.
• Säkerhets- och serverloggar med bland annat IP-adress och tidpunkt.

4. Ändamål och rättslig grund

• Elev- och personaluppgifter behandlas för organisationens schemaläggning, bemanning, närvaro och studieplanering. Den rättsliga grunden bestäms av organisationen; för en offentlig skola är det normalt en uppgift av allmänt intresse.
• Användarkonton behandlas för att tillhandahålla tjänsten, med avtal som rättslig grund (art. 6.1 b).
• Säkerhetsloggar och användningsstatistik behandlas för drift, säkerhet, felsökning och förbättring av tjänsten, med berättigat intresse som rättslig grund (art. 6.1 f).

5. Hur länge uppgifterna sparas

• Organisationens uppgifter sparas så länge organisationen använder tjänsten. Vid läsårets slut kan administratören arkivera läsåret, stänga elevernas delade länkar och därefter radera uppgifter permanent.
• Veckohistoriken för ett läsår rensas när läsåret raderas permanent. När en elev raderas tas eleven bort ur hela veckohistoriken.
• Användningsstatistik gallras efter 90 dagar.
• Säkerhetskopior av databasen tas vid varje uppdatering av tjänsten; de tio senaste sparas. Webbhotellet tar dessutom dagliga säkerhetskopior som lagras i Sverige och skrivs över löpande.
• Om ett boma.nu-konto raderas tas motsvarande användare bort ur Gruppschema.
• Webbserverns åtkomstloggar med IP-adress sparas för innevarande och föregående månad och raderas därefter.
• Tjänstens egna fel- och driftloggar sparas i högst 12 månader.

6. Mottagare och underbiträden

Uppgifterna säljs aldrig och lämnas inte ut för marknadsföring. Tjänsten körs hos ett webbhotell:

• Hostup AB (Sverige): webbhotell där tjänsten, databasen och loggarna finns. Webbplatser lagras inom EU, på HostUps egna servrar i Sverige eller hos HostUps serverleverantörer i Sverige och EU. Säkerhetskopiorna lagras i Sverige.

HostUp anlitar i sin tur följande underbiträden enligt sitt personuppgiftsbiträdesavtal (version 2.0, 26 september 2026):

• Obenet, Hetzner Online och Oracle Svenska (Sverige och EU): datacenter och servrar.
• Cloudflare, Inc. (USA, globalt nätverk): nätverk och skydd som all trafik till tjänsten passerar. Cloudflare behandlar bland annat IP-adresser och trafikuppgifter. Överföringen stöds av EU–US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler.
• HostUps support: konsulter i Sverige, en supportpartner utanför EU/EES och AI-tjänster från Together AI, Pinecone och Anthropic (USA) med standardavtalsklausuler, samt Google (USA) med EU–US Data Privacy Framework. De kommer bara åt uppgifter i tjänsten i samband med ett supportärende som Björn Andersson öppnar.

Inloggningen sköts av boma.nu-kontotjänsten, som drivs av samma leverantör.

7. Säkerhet

• Krypterad kommunikation (HTTPS) och inloggning via boma.nu-kontot med OpenID Connect.
• Varje organisation ser bara sina egna uppgifter, och rollerna styr vad varje användare får göra.
• Elevernas namn lagras krypterade; namnsökning sker med envägshashar.
• Delade elevlänkar kräver lösenord och kan stängas när som helst.
• Läsårsarkiv krypteras och skyddas med ett engångslösenord.

8. Känsliga uppgifter

Skriv inte känsliga personuppgifter, till exempel om hälsa, diagnoser eller stödåtgärder, i närvaroanteckningar eller andra fält.

9. Elever och vårdnadshavare

Många elever är minderåriga. Organisationen informerar elever och vårdnadshavare om behandlingen och är den som elever och vårdnadshavare i första hand vänder sig till.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig, att få felaktiga uppgifter rättade och, när förutsättningarna finns, att få uppgifter raderade eller behandlingen begränsad. Elever, vårdnadshavare och personal vänder sig till sin organisation. Frågor om användarkonton skickas till [email protected]. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

11. Ändringar

Policyn kan uppdateras. Väsentliga ändringar meddelas i tjänsten i förväg.

Senast uppdaterad: 2026-10-11 · Version: 1.3